3 نصائح لجعل إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات أسهل

كونك مدير مشروع محنك في تكنولوجيا المعلومات ؛ أجد أن خط عملي مجزي ومثير بسبب إمكانية مقابلة أشخاص جدد وتعلم أشياء جديدة كل يوم. أرى دوري كدبلوماسي ، أحاول تلبية احتياجات كل من العميل وفريق تطوير المشروع من أجل ضمان إدارة عملية تطوير المشروع وتسليمها بسلاسة. بعد كل شيء ، الإطلاق السلس للمشروع هو كيف يتم تقييم الجودة والمهارات من قبل جميع المعنيين.

كنت أرغب في كتابة هذه المقالة لمديري المشاريع الجدد الذين يمكن أن يغمرهم المشكلات الشائعة التي قد تعوق جودة عملهم وقدرتهم على تقديم المشروع كما وعدوا من لحظة جمعهم للمتطلبات.

فيما يلي 3 أولويات رئيسية (تبدو منطقية ، ولكن غالبًا ما يتم تجاهلها) للحفاظ عليها لتجنب فرض ضريبة على إدارة المشروع.

 

كن واضحا بشأن التسليمات والأهداف

من المشكلات الشائعة التي تلحق أي مشروع تقريبًا نقص الوضوح بين العميل ومقدم الخدمة. دورك كمدير للمشروع في المراحل الأولى من عملية التطوير هو التأكد من أن جميع متطلبات العميل والمتطلبات الفنية تم جمعها

ومع ذلك ، كما يعلم الكثير منا بالفعل ، هذه ليست الحقيقة. عادة ما يضيف العميل متطلبات إضافية خارج النطاق أو يقوم بإجراء تعديل على المتطلبات التي تم جمعها بالفعل والتي تلقي مفتاحًا في العملية بأكملها. يرجع هذا عادةً إلى افتقار العميل إلى المعرفة فيما يتعلق باحتياجاته الرقمية كعمل تجاري على المدى القصير والأهم من ذلك على المدى الطويل.

بدلاً من مجرد ملء نموذج أو قائمة مراجعة ؛ قضاء الوقت مع العميل للتركيز على ما يأملون في تحقيقه من خلال مشروعهم (مثل موقع الويب). ناقش الإيجابيات والسلبيات والاتجاهات وأفضل ممارسات الصناعة وخصائص الجمهور وسلوكياته المستهدفة.

من الواضح أنه لن يكون من الممكن الحصول على نظرة شاملة وحميمة لكل صناعة هناك ؛ لذلك وجدت أن وجود شخص يفهم صناعة العميل والمتطلبات الفنية يجب أن يكون موجودًا لسد الفجوة.

الهدف الأساسي من هذا الاجتماع (أو سلسلة الاجتماعات إذا لزم الأمر) هو أن يغادر العميل بفكرة كاملة حول كيف سيخدم المشروع ويعزز عرض القيمة كعمل تجاري رقمي. بهذه الطريقة ، سيكونون على ثقة من أن كل جانب يتم تنفيذه في المشروع موجود لسبب محدد. من تصميم UX إلى ميزات CMS.

 

 

كمي وترجمة

بمجرد أن يرضى العميل عن تسجيلك لاحتياجاته وتثقيفه بالاحتياجات التي لا يعرفها ؛ حان الوقت لرعاية فريق تطوير مشروعك .

لا يكفي إعادة توجيه الملاحظات ببساطة عبر البريد الإلكتروني إلى قائد الفريق الفني أو فريق التطوير ؛ يجب عليك تشريح كل ترجمة وترجمتها وتحديدها كميا في موضوع وموعد نهائي. قد لا تكون هذه هي قوتك القوية في الوقت الحالي ، لذلك من المهم بنفس القدر وجود فريق تقني في هذه الاجتماعات المبكرة للمساهمة عند الحاجة.

بمساعدة فريق الخبراء التقنيين ؛ يمكنك ترجمة متطلبات كل عميل إلى نتيجة قابلة للقياس. هذا هو المكان الذي يتم فيه تفعيل مفهوم SMART (محدد وقابل للقياس وقابل للتحقيق وواقعي وفي الوقت المناسب).

سيؤدي تقسيم كل متطلب إلى مخرجات SMART إلى توفير الوضوح والمساءلة لكل من العميل وفريق تطوير المشروع.

 

أدوات إدارة مشروع تكنولوجيا المعلومات

عادةً ، ستكون مسؤولاً عن مشاريع متعددة في أي وقت. تخيل أن عليك التعامل مع مشكلات كل عميل ومعالجة التحديات المفاجئة التي تواجه فريق تطوير كل مشروع دون أي شيء لتبسيط العملية.

الأمر أشبه بالتعامل مع حضانة مليئة بالرضيع المتزامنين. أنت فقط تريد أن تتجعد وتذهب للنوم.

لحسن الحظ ، لدينا أدوات لإدارة المشاريع. هذه الأدوات ليست رفاهية ، ولكنها نعمة ويجب أن يمتلكها أي مدير مشروع للتعامل بسهولة مع العدد الهائل من المهام والقضايا والتحديات.

المفضلة الشخصية هي Trello . أحب استخدام Trello لأنه مرن ويسهل الوصول إليه وسهل الاستخدام ولا يحتاج إلى الكثير من منحنى التعلم.

Trello هي واحدة من أدوات إدارة المشاريع والمهام الممتازة العديدة التي يمكن أن تساعدك في تنظيم مهامك من خلال لوحات Kanban. أيضًا ، بالنسبة إلى شخص يركز على التفاصيل ، أقدر حقيقة أن Trello يمكنه التعامل مع الكثير من التفاصيل لكل مهمة أو "بطاقة" كما يحب Trello الإشارة إليها.

---

إدارة المشروع مثيرة ومجزية.

آمل أن تزودك هذه النصائح بالأساس الذي تحتاجه للتغلب على التحديات المستمرة التي تواجه مديري المشاريع في صناعة تكنولوجيا المعلومات كل يوم. قد تبدو منطقية وليست جديرة بالملاحظة ، ولكن بما أنك ستختبر نفسك قريبًا بما فيه الكفاية بحيث يكون من السهل أن تطغى وتتراجع في تقديم الجودة والمعايير التي يتوقعها العميل منك .