كيفية كتابة RFP لبناء موقع جديد

في العصر الرقمي للإنترنت ، يمكن أن يكون امتلاك موقع ويب عالي الجودة بنفس أهمية أي عنصر في خطة عملك. ومع ذلك ، قد لا يكون من الأفضل دائمًا معالجة هذه الحاجة بمواردك الداخلية.

يمكن أن تتطلب عمليات تنفيذ مواقع الويب على مستوى المؤسسة خبرة محددة لضمان مراعاة التعقيدات المرتبطة بها. برامج اعتماد مطوري الويب المستندة إلى المهارات ، مثل شهادات Acquia ، تساعد في تعزيز هذه المهارة القيمة وستساعدك على تقليل المخاطر وتلبية معايير الصناعة.

تجد الشركات أنه من الأفضل توظيف متخصصين خارجيين أو وكالات مخصصة متخصصة في بناء منصات ويب على مستوى المؤسسة. يمكن أن يكون العثور على الموارد المناسبة لموقع الويب الجديد الخاص بك جهدًا معقدًا ، ولكن عندما يتم تنفيذ العملية بتعاطف مع جمهورك ، يمكنك أنت وبائعيك النجاح.

خلال مراحل إنشاء موقع ويب جديد أو تجديده ، يجب عليك الاستمرار في طرح الأسئلة على نفسك ، "كيف تستفيد هذه الخطوة وتنعكس على مشروعي؟" و "كيف تمكن هذه الخطوة البائع من تقديم استجابة عالية الجودة؟" سيسمح لك الحفاظ على هذه العقلية بتبسيط عملية طلب العرض (RFP) ، وإنشاء انتصارات لموقعك على الويب وأولئك الذين تختارهم لأعمال التطوير.

عند كتابة طلب تقديم العروض التالي ، خذ النصائح أدناه بعين الاعتبار ، وأزل عقبات ومخاطر انخفاض معدل استجابة طلب تقديم العروض ، والبائعين غير المنحازين ، وإعادة التفاوض المهدرة.

احصل على السبق في طلب تقديم العروض الخاص بك

ستغطي هذه المقالة المواضيع التي تحتاج إليها لإنشاء طلب تقديم العروض النجمية الخاص بك القائم على النتائج.

يتضمن هذا التنزيل المجاني نموذج RFP قويًا وسهل المتابعة مع إرشادات حول كيفية ملء التفاصيل الخاصة بك.

هناك أيضًا مساعدة مجانية لجمهورك ، في التعليمات المضمنة لإعداد وإرسال اقتراح إلى RFP الخاص بك.

تحدث عن من أنت

أولاً ، من المهم بالنسبة لك أن تكون قادرًا على التواصل ، بطريقة ذات معنى ، من أنت .

يجب أن يكون بائعي البائعين قادرين على التعرف على مؤسستك من خلال طلب تقديم العروض ، ومن معرفة ما تمثله ، سيكونون قادرين على تقديم استجابة أفضل.

إذا كانت مؤسستك تمثل مكانًا معينًا أو تقدم خدمة ديموغرافية معينة ، فهذا هو الوقت المناسب لتوصيل هذه الرسالة. ثبت أن مواءمة أهدافك وقيمك مع فرقك وبائعيك في وقت مبكر يساعد في القيادة نحو التسليم الناجح.

ميزة أخرى لمعلومات الخلفية هذه هي السماح للبائع بربط هذا المشروع بمشروع مماثل سابق ، حيث يمكن أن تؤدي معرفة المجال المشتركة أو مكتبة العمليات إلى جعل جهود تطوير موقع الويب الخاص بك أكثر كفاءة.

اشرح لماذا تريد موقع جديد

لخدمة احتياجاتك على أفضل وجه ، ستحتاج الموارد الممنوحة لعملك إلى معرفة من هو جمهورك المستهدف.

يمكن أن يساعد إنشاء شخصيات واقعية في ضمان حصول قاعدة المستخدمين على ما يحتاجون إليه عند الوصول إلى موقع الويب الخاص بك.

يجب أن يتمكن البائعون من اتخاذ قرار بشأن ما إذا كان سيتمكنون من خدمة هؤلاء السكان والتوافق مع أهدافك.

عندما يمكن الاعتماد على الخبرة السابقة ، فإنك تحقق مرة أخرى الكفاءة في الاستعانة بمصادر خارجية لتطوير فريق مؤهل. ربما يحتاج موقعك إلى تلبية الحاجة إلى الامتثال للصناعة بمجرد نشره أو سد فجوة في مجال اهتمامك. انقل الحاجة حتى يتمكن مؤلف الاقتراح من تحديد كل استجابة مع وضع احتياجاتك في الاعتبار.

حدد بوضوح معايير النجاح الخاصة بك

ربما كنت قد تعرضت للحرق في الماضي ، مع إعادة صياغة مكلفة وفرص ضائعة عندما لم يتم تسليم الموقع من خلال معلم داخلي محدد مسبقًا.

هذه هي فرصتك لتكون شفافة وتجنب هذا الألم على موقع الويب الجديد الخاص بك. قم بتضمين طلب تقديم العروض الخاص بك كيف يمكنك أنت وبائعك تحقيق النجاح في التسليم.

مهما كان تركيزك ، قم بتضمين أداء المشروع ومقاييسه حيث يمكن للبائع الالتزام بمشروع موقع الويب الخاص بك.

إذا قمت بإزالة الشك في وقت مبكر من العملية ، فسيتم تنسيق الاقتراحات التي تتلقاها بشكل أفضل في مجالات سرعة التسليم ، وطرق المراقبة ، والإنفاق الفعال. يمكن أن تقود هذه القياسات المدفوعات والحوافز والعقوبات ، لذا خطط للمستقبل للتقييمات الإيجابية والسلبية على طول الطريق.

قم بتوضيح التسليمات المطلوبة في نطاق عملك

هذا هو المكان الذي تضمن فيه تلبية متطلباتك للمراجعة ، ووضع إرشادات واضحة لما تتوقعه في موقع الويب الجديد.

قد يحتوي طلب تقديم العروض الخاص بك على كل ما تحتاجه ، ولكن قد يكون لدى الوكيل المتمرس قوالب خاصة به تحدد جميع مربعاتك في تخطيط مختلف.

السماح ببعض المرونة في التنسيق والتخطيط ، وقد تجد طرقًا لتعزيز طلبات تقديم العروض المستقبلية من خلال مراجعة اقتراح قوي يتم تسليمه.

لتصميم موقع جديد أو تطويره أو إعادة بناء موقع الويب ، يمكن أن تكون متطلباتك في شكل قائمة تفصيلية بالحد الأدنى من المتطلبات. على سبيل المثال ، يمكن تقسيم أقسام المتطلبات إلى:

1. التصميم المرئي وواجهة المستخدم و UX

2. تطوير الموقع و CMS

3. تنفيذ المشاريع وإدارة المشاريع وإدارة الجودة

4. التدريب والتوثيق

5. ترحيل المحتوى

6. الاستضافة

7. الصيانة والدعم

يتطلب كل قسم من هذه الأقسام حدًا أدنى من الكفاءة من أي بائع من أجل تلبية معاييرك الخاصة بنجاح موقع الويب الجديد.

يتم توفير مثال لمتطلبات الحد الأدنى للامتثال والمتطلبات غير الوظيفية أدناه:

وضح معايير الاختيار الخاصة بك

يجب أن يكون لدى البائعين صورة شفافة لعلاقة ناجحة. يمكنك تضمين نطاقات الأسعار ، في الحالات التي تعرف فيها أنك قد تزيل مقترحات أعلى بكثير أو أقل من الميزانية.

وبالمثل ، إذا كانت المخططات الزمنية محركًا رئيسيًا لمشروع موقع الويب ، فيمكن تضمينها أيضًا حتى يتمكن الاقتراح من معالجة طلبات جدولة محددة. إذا طلبت أن يكون لدى البائع شهادة صناعية معينة ، أو ترخيص ، أو بيانات اعتماد أخرى ، فيجب إدراجها كمعايير في طلب تقديم العروض .

قد يكون لديك أيضًا تفضيل لكيفية هيكلة مؤسسة المورد ، وإذا كنت تفضل جميع المطورين داخل الشركة وليس المقاولين من الباطن ، فيمكن إدراج هذا التفضيل هنا. حدد معاييرك للاختيار بعناية ، حيث إن رسم خطوط واضحة عندما لا تكون خطوطًا صلبة قد يعوق اقتراحًا مؤهلاً.

دع البائعين يعرفون متى وأين يستجيبون

من المهم تحديد التوقعات لتجنب فيضانات الاتصال غير الصحيح أو الرسائل الفائتة.

يجب أن تكون الجداول الزمنية لتلقي جميع المقترحات الأولية واضحة بحيث يمكن قياس العروض المحتملة بسرعة لمعدل تقديم معقول.

تأكد من قياس هذه النافذة حول معدل الاستجابة المتوقعة وتعقيد طلب تقديم العروض.

ضع في اعتبارك إعداد اسم مستعار للبريد الإلكتروني لهذه الردود فقط ، ولكن على الأقل قم بتعيين نقطتي اتصال واحدة حيث يمكن تسليم أسئلة RFP والرد عليك. كن متاحًا ومتجاوبًا مع هذه الاستفسارات واعلم أن الفرق التي تطرح الأنواع الصحيحة من الأسئلة في هذه المرحلة ستستمر على الأرجح في المضي قدمًا.

ملخص

عدوك الرئيسي الذي يجب عليك التغلب عليه عند كتابة طلب تقديم العروض سيكون لغة غامضة.

تخلص من الشك في رسائلك ، وضح متطلباتك المحددة ، وتذكر أن الأهداف الواضحة تؤدي إلى نجاح واضح.

يمكن أن تكون الشروط والأحكام التفصيلية المنصوص عليها في طلب تقديم العروض الخاص بك بمثابة قائمة مرجعية قائمة على البيانات لاحتياجاتك ، حيث يمكن لموردك المحتمل اتباعه خطوة بخطوة وتقديمه لمواصفاتك. عندما يتم صياغة طلب تقديم العروض الخاص بك بتعاطف وتفكير مسبق ، فإن النتائج ستؤتي ثمارها في الوقت والتكلفة مع تزويدك بنموذج قابل لإعادة الاستخدام للنجاح.

تأكد من تنزيل مواردنا المجانية ، التي يمكنك أنت والمورد الخاص بك استخدامها لتبسيط العملية مع قوالب RFP و Proposal الخاصة بموقع الويب الاحترافية وسهلة المتابعة .