يمكن أن يحدد الاجتماع الافتتاحي للعملاء نغمة المشروع بأكمله ، إلى جانب تحديد توقعات الجميع. انها صفقة كبيرة! وتريد أن تفعل ذلك بشكل صحيح. يجب أن يكون اجتماع انطلاقك ناجحًا لأنك تريد مشروعك أن يكون ناجحًا.
تابع القراءة لمعرفة المزيد عن كيفية التحضير ، وما يجب القيام به مسبقًا ، والمكان الذي تحتاج فيه إلى التوصل إلى اتفاق مع العميل ، وكيف يمكنك تحديد الأهداف التي قدمها الفريق وتحقيقها.
1. كن مستعدًا واعرف من سيحضر الاجتماع
أنت وعملائك متحمسون ، وهناك الكثير للمناقشة. هناك خطوات يجب عليك اتخاذها قبل مقابلتها في غرفة الاجتماعات.
أولاً ، تعرف على العميل. من هو صاحب المصلحة؟ من سيكون في الغرفة ، وما هو الدور الذي يلعبونه؟ ماذا تحتاج للحصول عليه من كل منهم؟ خصص وقتًا لمراجعة كل مشارك ، حتى تتمكن من توقع أسئلتهم أيضًا. لبدء الاجتماع ، دع الجميع يقدمون أنفسهم.
بالحديث عن الأسئلة ، من الذكاء أن تكون لديك أسئلة محددة بوضوح جاهزة. سيحدد هذا الدور الذي تلعبه ، وهو دور الخبير. لا شيء يخرج من هذا الاجتماع يمكن أن يفاجئك إذا قمت بالبحث بشكل صحيح.
يجب أن يشمل البحث المشاريع السابقة أيضًا. هل عملت على أي شيء مماثل؟ ما الذي كان يقلق العميل في تلك المواقف؟ على ماذا ركزوا؟ راجع الملاحظات السابقة وتناول مخاوف مماثلة بحيث يمكنك تجاوزها بسرعة هذه المرة.
2. ضع جدول أعمال واضح
سيساعدك وجود جدول أعمال للرجوع إليه على توفير الوقت على المدى الطويل. سيمنعك ذلك أيضًا من الخروج عن الموضوع والخروج في الظل. قم بتضمين فواصل قصيرة إذا كنت بحاجة إلى ذلك ، خاصة إذا كان الاجتماع سيستغرق وقتًا طويلاً. سيكون جمهورك ممتنًا لأنك خصصت وقتًا للسماح لهم بجمع أفكارهم وإجراء الاستفسارات.
إرسال جدول الأعمال إلى العميل قبل الاجتماع بوقت طويل. سيكونون ممتنين لتلقي مخطط واضح للتوقعات والنواتج للاجتماع. يمكنهم أيضًا القيام بإعداداتهم الخاصة قبل القدوم إلى الطاولة.
تأكد من أن الاجتماع سيعقد وجهاً لوجه. إذا لم يكن بإمكانك التواجد في نفس الغرفة مع عملائك ، فقم بإعداد مكالمة مؤتمر فيديو. لا تعتمد على الهاتف. سيكون هناك اتصال أكثر بهذه الطريقة.
3. تعيين النغمة
جهز الغرفة وجميع معداتك مسبقًا. تأكد من أن الاستقبال يعرف من المتوقع ، وقم بإعداد المرطبات. اطبع جداول أعمالك ، وأنشئ أدوات بصرية لجعل المحادثة تتدفق. يمكن أن تساعدك المحادثة الفردية مع العميل قبل الاجتماع أيضًا على التعرف على الأشخاص الذين ستعمل معهم وستساعد في إنشاء نقاط القفز للمناقشة.
من المحتمل أن يكون لديك نمط عرض تقديمي ، ومن الجيد مراجعة ذلك الآن. هل ستكون هذه مساحة مناسبة لمشاركة معرفتك بالصناعة؟ ربما تكون المناقشة التعاونية أو جلسة العصف الذهني أكثر منطقية من اقتراح إطلاق النار السريع.
إذا كنت تخشى أن تكون هناك وجهات نظر متعارضة في الغرفة ، فضع خطة لتخفيف التوتر ومعالجته. يمكن أن يؤدي العثور على طريقة النهج الخاصة بك إلى المزيد من المصداقية لك ولفريقك ، وسوف يساعدك على بناء الحماس للعمل المقبل.
اقرأ المزيد: دليل مدير المشروع إلى تقسيم موقع دروبال لتوصيل تدريجي
4. حدد الخطوات التالية معًا
في الوقت الذي ينتهي فيه اجتماعك الافتتاحي ، ما الذي يجب إكماله؟ ما الذي يجب الاتفاق عليه؟ سواء كنت تعمل مع رجل أعمال واحد أو شركة ، اكتب قائمة مطالبهم أو توقعاتهم. خطط لمناقشتها واحدًا تلو الآخر قبل انتهاء الاجتماع. استخدم كلماتهم الخاصة لإظهار أنك أ) تستمع عن كثب وب) قادرة على إنجاز العمل.
5. وضع خطة اتصال
لا تنهِ الاجتماع دون مراجعة القواعد الأساسية. كيف ستتواصل في الأيام والأسابيع المقبلة؟ توصل إلى استنتاج مع عملائك حول أهداف المشروع وكيف ستحققهم. أجب عن من وماذا وأين وكيف ولماذا تلك التسليمات بالتفصيل.
قد يفضل عميلك التعاون طوال المشروع ، بينما يفضل الآخرون تعميم النتائج داخليًا ثم نقل التعليقات في وقت لاحق على الطريق. اعرف ما تتوقعه عندما تسمع منهم.
تأكد من أنك تعرف ما إذا كان العميل يريد الاتصال باستمرار ورؤية عمليات التسليم الإضافية ، أو إذا كان يريد ببساطة الحصول على النتيجة النهائية.
6. وضع توقعات واقعية
أسوأ شيء يمكنك القيام به هو تعيين توقعات العميل عالية جدًا ، ثم تفشل في المتابعة. كن واقعيًا بشأن قدراتك ، وتوقيت وتسليم المشروع. هذه هي الفرصة الوحيدة التي ستضطر فيها إلى نقل مخطط زمني إلى عميلك ومساعدته على فهم كيفية عمل العملية.
عندما تناقش المواعيد النهائية ، كن موجزًا وموجزًا. من المرجح أن عميلك لا يريد أن يسمع عن كل شيء صغير ستفعله لتلبية توقعاته. بعد كل شيء ، لهذا السبب قاموا بتوظيفك!
فى الختام
من خلال اتخاذ هذه الخطوات للتحضير لاجتماعك ، سوف تكون في وضع جيد لتلبية توقعات العملاء وضربهم خارج الحديقة. غالبًا ما يتم تعديل نطاق المشروع مع تقدمك ، ولكن إذا اتبعت هذا الدليل عن كثب ، فسوف ينحرف قليلاً جدًا عن الخطة الأصلية. سيكون فريقك وفريقهم متحمسين ومتحمسين وجاهزين للعمل!